10 Tips Ketika Menulis Business Letter

Sebagian orang- orang di kalangan usaha sering termenung ketika hendak menulis surat penting untuk urusan usaha (business letter) baik itu penawaran, perkenalan, mengajak berunding, complaint dan sebagainya apalagi jika surat itu berbahasa Indonesia yang kosa katanya sangat terbatas dan aturannya masih terus disempurnakan, maka sebagian orang lebih memilih menulis dalam bahasa Inggris. Bukannya sok, tapi memang menulis dalam bahasa Inggris dengan benar relatif lebih mudah dibandingkan menulis dalam bahasa Indonesia dengan benar.

Tadinya kita pikir wajar saja, tetapi setelah membaca riset yang ditemukan di Digital Libray Universitas Gajah Mada yang menyebutkan "Writing skills ... of executives are shockingly low, indicating that schools and colleges dismally fail with at least two-thirds of the people who pass through the education pipeline coming out unable to write a simple letter." Kemampuan menulis para eksekutif yang benar-benar rendah menunjukkan bahwa pendidikan formal gagal membangun manusia yang mampu menulis. Buktinya, 2/3 lulusan sekolah tidak mampu menulis bahkan untuk sebuah surat yang sederhana. Wah kalo sudah begitu, tidak boleh merasa wajar tetapi harus secepatnya menyadari kekurangan kita.

Business letter menjadi sangat penting karena koresponden tidak bisa melihat dan mendengar bahasa tubuh kita, sehingga apapun yang tertuang di sana akan mewakili wujud dan maksud anda.

Berikut adalah tips singkat yang umum dalam menulis business letter:

1. Write Concisely
   KIS (Keep it Simple), hindari menulis secara boros. Langsung pada sasaran dan tidak berbelit apalagi mengulang sesuatu dengan maksud menegaskan, missal : “seperti yang sudah saya tulis di atas, bla bla … saya tegaskan kembali bla….”, selain surat akan menjadi susah dimengerti dan tentunya akan boros bandwidth internet.
   
   
2. Be Complete
   Beritahukan alasan anda menulis surat, latar belakang masalah, hal yang harus diketahui dan arahkan maksud tulisan hingga menjadi kesimpulan yang membuat koresponden cukup menjawab “Ya atau Tidak” atau minimal mendapatkan jawaban dari koresponden yang bukan berupa pertanyaan.
   
   
3. Use active sentence
   Tulislah menggunakan kalimat aktif, karena lebih berkesan dan meyakinkan dan bertanggung jawab karena selalu menyebutkan pelaku. Contoh: “ Saya akan kirimkan proposal melalui email”, bukan “Proposal akan terkirim melalui email”.
   
   
4. Be Specific
   Untuk urusan tertentu, jangan malu menjelaskan sesuatu yang spesifik, jika anda tidak tahu atau ragu apakah koresponden tahu apa yang sedang dibicarakan, jelaskan dalam bahasa sehari hari. Contoh: “Dear IT, komputer saya tidak bias mencetak NAWB”. Akan lebih membantu jika lanjutkan kalimat tersebut dengan “…NAWB (Neutral Airway Bill itu Airway Bill yang polos yang hanya bisa dicetak melalui system)”.
   
   
5. Write to Your Readers, Not Down to Them
   Jika surat mengandung informasi, asumsikan bahwa koresponden sudah mengetahui topiknya sehingga tidak terkesan mengajari, walaupun anda tahu bahwa koresponden tidak tahu apapun. Even if you are writing to tell your readers something they know nothing about, think of them as intelligent but uninformed, not dumb.
   
   
6. Use a Positive Tone
   Kata negative digunakan hanya untuk menolak atau menyangkal tapi tidak untuk memberikan jawaban yang tidak pasti. Dalam bahasa inggris seperti “don’t, wont, not”. Contoh:
   "We can't decide until tomorrow," lebih baik "We should decide tomorrow," atau "We will decide tomorrow." Dalam bahasa Indonesia “Kami tidak tahu ada masalah apa di jaringan sehingga macet” lebih baik “Kami akan informasikan setelah menemukan penyebab macetnya jaringan”.
   
   
7. Be Correct
   Benar secara teknis maupun secara fakta, organisasi yang baik akan menjadikan surat anda sebagai referensi, isi dari surat anda adalah fakta otentik yang dianggap benar. Jika isi surat mengandung dugaan atau ide, sebutkan referensi aslinya sebagai pendukung, daripada koresponden akan menganggap anda lebih tahu dari sebenarnya yang anda tahu. Periksa sekali lagi apakah ada kesalahan ketik.
   
   
8. Be Clear
   Tidak perlu menggunakan kata kiasan, apalagi jika kata kiasan tersebut jarang didengar karena bisa menimbulkan salah arti (misinterpretation).
   
   
9. Be Polite
   Kesopanan dalam menulis adalah tercermin dari bentuk format surat yang benar. Di komputer template surat sudah tersedia secara umum, jika anda mengikutinya, tidak perlu berpikir panjang untuk memilih format yang benar. Hindari menulis dengan ALL CAPS (semua kalimat ditulis dengan huruf besar apalagi tebal), hindari warna yang menyala atau terlalu redup, settingan di komputer secara standar adalah yang paling benar, sebaiknya tidak perlu diubah jika hanya karena anda iseng.
   
   
10. Use Nouns and Verbs while not use adjectives and adverbs
    Gunakan kalimat yang sederhana hanya menggunakan struktur kata benda dan kata kerja saja tanpa imbuhan yang lain. Sehingga kalimat bisnis sangat mendasar, lugas tetapi sopan. Contoh: “ Saya merasa amat sangat senang sekali bekerja sama dengan anda.”, lebih baik jika “Saya senang bekerja sama dengan anda.” Dalam bahasa Inggris, "I definitely believe that the performance will be a very successful one," lebih baik "I know the performance will succeed."
    

Demikan, semoga bermanfaat.